Gestion électronique des documents

Présentation du service

La Gestion Électronique de Documents (GED) est un système informatisé qui permet de stocker, archiver, partager, publier, rechercher et consulter des documents numériques. La GED à l’Unistra repose sur la plate-forme logicielle Nuxeo pour :

• un accès rapide aux documents administratifs indispensables au bon fonctionnement de l’université ;
• le partage des documents indispensables au suivi des dossiers au sein des services administratifs de l’université ;
• la gestion du cycle de vie et le suivi des versions des documents produits par l’université.

La GED permet :

• de stocker, diffuser et conserver des documents institutionnels à usage pérenne ;
• de rechercher et consulter facilement des documents sans connaître au préalable leur lieu de classement ;
• d’assurer la confidentialité du partage de l’information (par une gestion des accès).

Dans certains cas, les documents sont liés à un processus métier pour lesquels une analyse des flux (internes aux services ou transversaux) doit être réalisée. Les correspondants GED des services, directions ou composantes sont garants de la bonne transmission de ces pratiques. La GED prend en charge tous les types de fichiers standards à l’exception des fichiers vidéos.

Accès au service

Publics

1. Pour la consultation de documents - La GED est ouverte à tous les membres du personnel (BIATSS et enseignants) et, pour un certain nombre de documents aux étudiants de l’université de Strasbourg. La diffusion des documents se fait donc en interne à la communauté Unistra.
2. Pour le dépôt de documents - L’outil est réservé aux personnels BIATSS.

Pré-requis

1. Pour la consultation de documents- Il suffit de disposer d’un compte utilisateur Unistra.

Connexion

La connexion à la GED peut être effectuée :

• en accès direct, via un simple navigateur internet à l’adresse suivante : https://ged.unistra.fr/
• ou depuis le lanceur d'applications de Ernest.

NB

Un document stocké dans la GED peut être proposé en consultation via une URL d’accès direct. Le lien vers le document peut alors être partagé par exemple :

• par messagerie électronique,
• via une application,
• via Ernest,
• etc.

L’utilisateur n'a pas besoin de se connecter à la GED. Il accède directement au document via l'URL communiquée.

Informations et documentations

• Premiers pas dans la GED

  Cette documentation propose une première découverte de l'outil de Gestion Electronique de Documents de l'université

• Guide du contributeur. Cette documentation est remise lors de la formation et est mise à disposition via la GED.
• Guide de l’administrateur. Cette documentation est remise lors de la formation et est mise à disposition via la GED.

Fonctionnalités

• Partage d’espace de travail
• Consultation, création, suppression de documents de tous types (pdf, bureautiques…) selon votre habilitation
• Recherche de documents
• Publication de vos documents dans des espaces dédiés ouverts par votre administrateur local (correspondant GED)
• Workflow simple de validation / relecture de document

Demandes associées

• Demande de modification des droits d'accès à un espace de travail ou de publication

Contacts

• Assistance : si votre service dispose d’un correspondant GED, il est votre premier contact.

Le(s) correspondant(s) GED de votre direction qui transmettra(ont) la demande au support le cas échéant. Veuillez ne pas contacter le support (54321) sans avis d’un correspondant GED. En l'absence de correspondant GED, l'assistance se fait classiquement via le support

Responsabilités de l'utilisateur

L’utilisation de la GED est soumise au respect de la charte Osiris : https://services-numeriques.unistra.fr/services-osiris/cert-osiris/charte-osiris.html

Les données personnelles saisies dans l’application feront l’objet d’une déclaration simplifiée à la CNIL.