Patrimoine et logistique

Aménagement d'espaces numériques

Ouverture du service

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Présentation du service

Dans le cadre de projets comprenant un financement d'équipement, la DUN offre aux composantes et services de l'université une prestation de conseil et d'aide pour concevoir des espaces de travail (bureau, salle de réunion, spot numérique) ou des espaces pédagogiques (salle d'enseignement ou de formation) intégrant des équipements numériques. Ce service exclue l'équipement des amphithéâtres qui dépendent du département de production audiovisuelle et diffusion de la DUN.

Ce service vise à offrir une expertise dans le conseil et la conception ainsi que l'accompagnement à la transformation numérique des activités de l'université. En ce sens la DUN propose la maîtrise d'ouvrage (MOA) ou l'assistance à la maîtrise d'ouvrage (AMOA). En aucun cas il s'agit d'une prestation visant à exécuter l'aménagement ou l'achat de matériel seuls (maîtrise d'œuvre). La maîtrise d'œuvre est assurée conjointement avec le demandeur et les fournisseurs suivant la MOA ou l'AMOA.

 

Accès au service

Service et composantes de l'université de Strasbourg disposant d'un budget pour le financement de l'équipement ou le renouvellement de l'équipement.

Fonctionnalités

A partir de la définition du besoin et des usages prévus pour l'espace considéré avec les demandeurs, la DUN propose un plan d'aménagement (mobilier, dispositifs numériques, travaux d'électrification et d'éclairage) en l'accord et avec l'aide des services compétents (SPSE, DALI, DPI et si l'équipement l'exige la DI) dans la mesure des budgets disponibles pour le projet. 

Les étapes du projet défini avec le demandeur comprennent

·         Validation du projet par la DUN selon les critères suivants : dispositifs numériques, budget, calendrier, validation du projet par la hiérarchie du service ou de la composante

·         Validation des services compétents de l'université (en particulier pour la sécurité)

·         Conception du plan d'aménagement

·         Validation du plan d'aménagement par le demandeur et sa hiérarchie,

·         Demandes de devis (ou appel d'offre si nécessaire) auprès des fournisseurs des marchés de l'université et vérification de l'adéquation avec le budget

·         Commandes et programmation des travaux avec le demandeur et les fournisseurs

La coordination et le suivi des travaux ainsi que la réception des équipements sont assurés par le demandeur. 

Demandes associées

Demande de conception et d'accompagnement pour l'aménagement d'un espace de travail ou d'un espace pédagogique intégrant des équipements pédagogiques dans le cadre de la transformation numérique des activités de l'université.

Responsabilités de l'utilisateur

·         Le demandeur doit disposer du budget nécessaire pour la réalisation du projet.

·         Il est de la responsabilité des demandeurs de participer aux réunions de définition et de suivi du projet.

·         Il appartient au demandeur de fournir les validations des autorités dont il dépend pour la réalisation du projet. Ces validations doivent être obtenues dans les délais les plus brefs et le service ne peut être tenu comme responsable des retards pris pour cette raison.

·         Comme indiqué dans la partie "engagements et niveau de service" si le budget pour le projet est alloué à la composante qui le gère, il est de sa responsabilité de faire les demandes de devis et les commandes aux fournisseurs. Le demandeur assure la coordination et le suivi de travaux et des livraisons/installations.

Si le budget est alloué à la DUN le demandeur sera tenu de fournir les bons de livraison et les documents pour "service faits" à la DUN dans le cas où le budget est alloué à la DUN.

Engagements et niveaux de service

Une fois le projet accepté par la DUN et avec l'autorisation expresse de l'autorité du service demandeur ou de la composante, le service s'engage à respecter des délais définis avec le demandeur de chaque projet pour la phase de conception du plan d'aménagement. Une fois les devis obtenus un calendrier des travaux pourra être proposé.

Ø  Remarque. Compte tenu de la variabilité des délais tant pour l'obtention des devis que pour les livraisons des équipements, le service ne peut pas s'engager dans la définition d'un calendrier précis pour les travaux avant leur obtention.

Un descriptif et un plan schématique des installations sont fournis au demandeur. Le service s'engage à contacter les services centraux compétents de l'université pour obtenir l'aide et les accords  nécessaires à la réalisation du projet. 

Ø  Remarque. La DUN n'est pas responsable d'un éventuel rejet du projet d'implantation pour des raisons de sécurité.

Si la DUN a la responsabilité du budget le service organise les rencontres et les visites des locaux pour les services concernés et les fournisseurs qu'il contacte. Les demandes de devis et/ou les appels d'offres nécessaires seront réalisées par la DUN et, après validation, il passe les commandes. Si le budget d'aménagement est alloué au demandeur cette phase du projet est assurée par le demandeur. Dans tous les cas la réception du matériel, la coordination et le suivi des travaux doivent être assurés par la composante ou le service demandeur. Les déclarations de "service fait" parviennent au service détenteur du budget.