Outils collaboratifs

Gestion électronique des documents

Ouverture du service

PublicPlage d'ouverturePlage de disponibilité
  • Enseignants / Chercheurs
  • Personnels BIATSS
  • Externes

Présentation du service

La Gestion Électronique de Documents (GED) est un système informatisé qui permet de stocker, archiver, partager, publier, rechercher et consulter des documents numériques. La GED à l’Unistra repose sur la plate-forme logicielle Nuxeo pour :

  • un accès rapide aux documents administratifs indispensables au bon fonctionnement de l’université ;
  • le partage des documents indispensables au suivi des dossiers au sein des services administratifs de l’université ;
  • la gestion du cycle de vie et le suivi des versions des documents produits par l’université.

La GED permet :

  • de stocker, diffuser et conserver des documents institutionnels à usage pérenne ;
  • de rechercher et consulter facilement des documents sans connaître au préalable leur lieu de classement ;
  • d’assurer la confidentialité du partage de l’information (par une gestion des accès).

Dans certains cas, les documents sont liés à un processus métier pour lesquels une analyse des flux (internes aux services ou transversaux) doit être réalisée. Les correspondants GED des services, directions ou composantes sont garants de la bonne transmission de ces pratiques. La GED prend en charge tous les types de fichiers standards à l’exception des fichiers vidéos.

Accès au service

Publics

  1. Pour la consultation de documents - La GED est ouverte à tous les membres du personnel (BIATSS et enseignants) et, pour un certain nombre de documents aux étudiants de l’université de Strasbourg. La diffusion des documents se fait donc en interne à la communauté Unistra, mais elle pourra, à terme, être ouverte plus largement à des publics externes cibles.
  2. Pour le dépôt de documents - L’outil est réservé aux personnels BIATSS.

Pré-requis

  1. Pour la consultation de documents- Il suffit de disposer d’un compte utilisateur Unistra.
  2. Pour le dépôt de documents - L’outil est en cours de déploiement. Les services/directions/composantes sont intégrés selon un planning validé par un COPIL. Contacter la Cellule GED ( DUN) pour de plus amples informations quant à ce calendrier.

Les « correspondants GED » (deux par service/direction/composante) bénéficient d'une formation préalable spécifique. Ils sont administrateurs locaux du domaine GED de leur service/direction/composante. Les utilisateurs « contributeurs » doivent être formés et accompagnés pour le traitement (dont la numérisation dans certains cas) et l’apprentissage de l’indexation de leurs documents (charte de nommage des documents, rédaction de métadonnées permettant de qualifier le document). Cette formation couvre les aspects logiciels et propose d’aborder les aspects relatifs à l'application de nouvelles procédures.

Connexion

La connexion à la GED peut être effectuée :

  • en accès direct, via un simple navigateur internet à l’adresse suivante : https://ged.unistra.fr/
  • ou depuis l'E.N.T. :
    • onglet Documentation (rubrique Documents administratifs), pour consulter l'ensemble des documents que vous pouvez consulter en fonction de votre profil utilisateur ;
    • onglet Services pratiques (rubrique Chercher un document administratif), pour un accès direct à la fonction de recherche de documents.

NB

Un document stocké dans la GED peut être proposé en consultation via une URL d’accès direct. Le lien vers le document peut alors être partagé par exemple :

  • par messagerie électronique,
  • via une application ou
  • via la rubrique Vie de l’université dans l’E.N.T.
  • etc.

L’utilisateur n'a pas besoin de se connecter à la GED. Il accède directement au document via l'URL communiquée.

Informations et documentations

  • Guide l’utilisateur (en cours de rédaction).
  • Guide du contributeur. Cette documentation est remise lors de la formation et est mise à disposition via la GED.
  • Guide de l’administrateur. Cette documentation est remise lors de la formation et est mise à disposition via la GED
  • FAQ (en cours de rédaction)

Fonctionnalités

  • Partage d’espace de travail
  • Consultation, création, suppression de documents de tous types (pdf, bureautiques…) selon votre habilitation
  • Recherche de documents
  • Publication de vos documents dans des espaces dédiés ouverts par votre administrateur local (correspondant GED)
  • Workflow simple de validation / relecture de document

Demandes associées

  • Demande de publication de documents selon habilitation
  • Demande de modification des droits d'accès à un espace de travail ou de publication
  • Demande de création d'un nouveau groupe d'utilisateur cible
  • Demande de création de nouveau formulaire de saisie documentaire
  • Demande de formation

La DUN propose 3 niveaux de formation :

  • Niveau 1 : consultation
  • Niveau 2 : contribution (dépôt de fichiers)
  • Niveau 3 : correspondant GED et administrateur d’espace de travail

Ces formations sont proposées dans le cadre du déploiement de la GED au sein des directions et services concernés ainsi qu’au plan de formation des personnels de l’Unistra.  Des ateliers individuels ou collectifs autour d’une thématique métier seront proposés par service.

Contacts

  • Assistance : si votre service dispose d’un correspondant GED, il est votre premier contact.

Le(s) correspondant(s) GED de votre direction qui transmettra(ont) la demande au support le cas échéant. Veuillez ne pas contacter le support (54321) sans avis d’un correspondant GED. La liste des correspondants GED de votre Direction/Service/Composante est communiquée lors de la formation interne à votre Direction/Service/Composante. En l'absence de correspondant GED, l'assistance se fait classiquement via le support.

  • Contact déploiement et développement - Contact formation et accompagnement : Cellule GED ( DUN)

Responsabilités de l'utilisateur

L’utilisation de la GED est soumise au respect de la charte Osiris : https://services-numeriques.unistra.fr/services-osiris/cert-osiris/charte-osiris.html

Les données personnelles saisies dans l’application feront l’objet d’une déclaration simplifiée à la CNIL.