Evento pour la prise de rendez-vous

EVENTO

Evento vous permet de planifier des rendez-vous, événements. Vous fixez les créneaux possibles et vous invitez par courriel, les participants à choisir en fonction de leur disponibilité.
Une aide complète est disponible en suivant ce lien : https://assistance.renater.fr/evento/user_guide

Comment gérer la prise de rendez-vous avec Evento ?

il n'est pas possible de renseigner plusieurs fois une adresse électronique identique sur Evento, comment faire lorsque l’on gère plusieurs agendas ?

Tour d’horizon

Evento est sécurisé, l’accès à la plate-forme se fait avec vos identifiants ENT. Lors de votre première connexion, vous devrez sélectionner l’Université de Strasbourg. Ce paramètre sera mémorisé pour vos prochaines connexions. https://evento.renater.fr/

 

Pourquoi faut-il se connecter ?
Cette connexion vous permet de gérer vos « Eventos », de les modifier, d’envoyer des messages de rappel, de consulter et d’importer les résultats ou encore de réutiliser la trame d'anciens questionnaires.
Vous pourrez aussi identifier les participants en choisissant l’accès authentifié à vos questionnaires ou autoriser l’accès anonyme si vos interlocuteurs sont en dehors de l'université.
Pensez à vous connecter, même si vous répondez à un questionnaire anonyme. Vous pourrez ainsi modifier vos saisies.
Vous trouverez toutes les informations utiles dans la documentation : https://evento.renater.fr/user_guide

Quelles sont les possibilités offertes par Evento ?
Evento permet de gérer les dates et heures de réunion proposées mais également d’ajouter d’autres propositions comme par exemple, le lieu, les points prioritaires de la réunion, une participation à un repas…

Comment faire lorsque l'on gère plusieurs agendas ?
Au moment de répondre, il n'est pas possible de renseigner plusieurs fois une adresse électronique identique sur Evento. C'est le cas lorsque vous répondez pour d'autres et que vous voulez centraliser les réponses avec votre adresse de courriel. Pour contourner ce problème vous pouvez :

  • renseigner le nom de la personne pour qui vous remplissez (ex. VP1)
  • renseigner une adresse dérivée de la vôtre (ex. mon_nom+VP1@unistra.fr)

Tous les messages de la forme mon_nom+CEQUEVOUSVOULEZ@unistra.fr arriveront dans votre boite de réception habituelle. Attention, le caractère "+" est important.

De cette manière vous pourrez compléter les "Eventos" pour des personnes multiples tout en recevant les réponses dans votre messagerie.

 

Accès au service

AIDE À L'UTILISATION DE LA PLATEFORME

Accès à la plate-forme : https://evento.renater.fr

DOCUMENTATION

https://assistance.renater.fr/evento/user_guide

Evento est ouvert à tous les personnels administratifs, d'enseignement et de recherche de l'Université de Strasbourg et aux étudiants.

Avec Evento, vous suggérez dates, heures, lieux, etc. et invitez par courriel ou à travers un lien, les participants à voter pour déterminer les meilleurs choix.
Evento offre un environnement complet de gestion de vos événements pour les modifier, récupérer les résultats, faire des rappels.



Utiliser EVENTO pour la prise de rendez-vous

Le but de cette brochure est d'indiquer comment utiliser Evento dans le cas particulier de la prise de rendez-vous :
Vous disposez de créneaux horaires auxquels des usagers viennent s'inscrire ?
le nombre des inscrits doit être limité pour chacun des créneaux ?
Evento vous apporte une solution pratique.

Création du formulaire

1. connectez-vous à Evento :  https://evento.renater.fr

2. Choisissez planifier un evento :

 

1ère étape : les informations générales du formulaire

Il faudra simplement saisir le titre et éventuellement, une description

Les options sont ici particulièrement intéressantes :

  1.     Limiter le nombre de participants :
            si l'option est activée, seul le nombre de participants que vous aurez spécifié, pourra répondre à l'Evento. « Exemple : Vous invitez 100 personnes à une conférence dans une salle pouvant contenir 50»
  2.     Désactiver l'édition des réponses :
    Les participants ne peuvent pas revenir sur leurs réponses une fois qu'elles sont validées.
            « Exemple : Vos participants ne peuvent répondre qu’une seule fois au sondage. Une fois le sondage soumis, ils ne peuvent y retourner et éditer leurs réponses »
  3.     Ne pas être notifié lorsqu'un participant répond :
    si l'option est activée vous ne recevrez pas de mail de notification quand un participant répond à votre Evento.
  4.     Masquer les résultats des autres participants :
            si l'option est activée, un participant ne pourra pas voir les réponses des autres participants.
  5.     Masquer les commentaires des autres participants :
     si l'option est activée un participant ne pourra pas voir les commentaires des autres participants. 

Cliquez sur suivant 

2ème étape : questions, les créneaux horaires

Choisissez + Ajouter une question date

Puis saisissez les dates et créneaux :
astuce, ne saisissez les créneaux que pour la première date. Vous pourrez répliquer les créneaux pour chaque date en utilisant le bouton indiqué :

2ème étape : questions, les options avancées

Une fois les créneaux posés pour chaque date, cliquez sur "Options avancées :"

 

puis choisissez "Toutes les propositions"  et indiquez la limite du nombre de participants par créneaux.

Cliquez sur suivant 

3ème étape, inviter à répondre

A cette étape, vous indiquerez qui peut répondre. Si vous voulez garantir que les usagers viennent de l'université, sélectionnez "les utilisateurs authentifiés"

Copiez le lien du sondage pour le diffuser.

Cliquez sur enregistrer les modifications.

 

Astuce, répliquez votre formulaire autant de fois que nécessaire

Comme vous pourrez le constater le formulaire, s'il est long, peut être difficile à lire.
Vous pouvez créer plusieurs formulaires pour les rendre plus lisible.
Pour cela, il suffira de copier le formulaire et de modifier les dates.
Cliquez sur "GERER MES EVENTOS" puis dupliquer le formulaire.