Configuration Outlook 2016 avec Partage

Cette documentation décrit la procédure à suivre pour vérifier et modifier la configuration des logiciels de messagerie Outlook 2016 avec Partage pour consulter votre boîte aux lettres et envoyer des courriers électroniques.

Le carnet d'adresses des Personnels Unistra est inclus dans le connecteur Partage pour Outlook.

Vous pouvez partager votre calendrier dans Outlook en suivant la procédure (étape 3).

Vous pouvez également ouvrir un calendrier partagé en suivant la procédure (étape 4).

Attention : si vous utilisez Outlook avec Office 365, cela peut causer des problèmes de configuration.

Attention : le connecteur Zimbra/Partage pour Outlook est uniquement disponible pour les Personnels de l'Unistra. Si vous avez un statut vacataire ou externe, vous ne pourrez pas utiliser cet outil.

Étape 1 : Installation du connecteur Partage pour Outlook

Il est nécessaire d'installer le connecteur Partage pour Outlook.

Vous pouvez aussi installer le connecteur Partage pour Outlook de la façon suivante :

Pour Windows :

  1. Accéder à la page https://www.zimbra.com/downloads/zimbra-connector-for-outlook/ depuis un navigateur web.
  2. Cliquer sur le fichier d'installation de votre version d'outlook (32 ou 64 bits). Si vous ne connaissez pas la version d'Oulook installé sur votre PC : Outlook\Menu Fichier\Compte Office\A propos d'outlook .
  3. Cliquer sur Enregistrer.
  4. Ouvrir le dossier de téléchargements et double cliquer sur le fichier téléchargé (Exemple pour outlook 32 bits : ZimbraConnectorOLK_8.8.12.1813_x86.msi)
  5. Suivre les étapes d'installation.

Pour MacOS :

Si vous utilisez Outlook 2011 ou Outlook 2016 sur Mac : wiki.zimbra.com/wiki/Outlook_2016_For_Mac_And_EWS_Setup

Si vous avez déjà un compte de messagerie configuré dans Outlook, aller à l'étape 2.

Si vous n'avez pas de compte de messagerie configuré dans outlook, aller à l'étape 6.

Étape 2 : Configurer Partage dans un outlook qui a déjà un compte de messagerie

       1. Vérifier si l'agenda local est utilisé. Si c'est le cas, il faut l'exporter : Menu Fichier\Ouvrir et exporter\Importer et Exporter\Exporter des données vers un fichier\Valeurs séparées par une virgule\Sélection du calendrier\Terminer.

      2. Vérifier si les contacts locaux sont utilisés. Si c'est le cas, il faut les exporter : Menu Fichier\Ouvrir et exporter\Importer et Exporter\Exporter des données vers un fichier\Valeurs séparées par une virgule\Sélection des contacts\Terminer.

      3. Création du compte de messagerie Partage dans Outlook : Menu Fichier\Paramètres du compte\Messagerie\Nouveau\Autre\Zimbra Collaboration Server : 

      4. Cliquer sur Suivant.

      5. Saisissez les informations : serveur, adresse mail et mot de passe ENT.

 

      6. Cliquer sur Ok.

      7. Supprimer le compte de messagerie SOGO : Menu Fichier\Paramètres du compte\Messagerie puis sélection du compte et cliquer sur Supprimer. Cliquer sur OK.

Optionnel : vous pouvez importer l'agenda local précédemment exporter : Menu Fichier\Ouvrir et exporter\Importer et Exporter\Importer à partir d'un programme ou fichier\Valeurs séparées par une virgule\Sélection du fichier CSV créé en étape 4 \ Sélection du calendrier\Terminer.

Optionnel : vous pouvez importer les contacts locaux précédemment exporter : Menu Fichier\Ouvrir et exporter\Importer et Exporter\Importer à partir d'un programme ou fichier\Valeurs séparées par une virgule\Sélection du fichier CSV créé en étape 5 \ Sélection du calendrier\Terminer.

Étape 3 : Exécuter Outlook avec votre boite aux lettres Unistra (Partage)

       1. Exécuter Outlook 2016.

       2. La fenêtre suivante apparait :

 

Étape 4 : Partager votre agenda dans Outlook (Partage)

       1. Exécuter Outlook 2016.

       2. Cliquer sur Calendrier

       3. Sous Mes Calendriers, faites un clic droit sur Calendrier\Propriétés\Partage

       4. Cliquer sur Ajouter

       5. Partage avec : interne (s) par défaut

       6. Cliquer sur OK

       7. Dans Rechercher : taper le nom de la personne avec qui vous voulez partager votre agenda

       8. Cliquer sur Ok

      9. Autorisations : choisissez le niveau d'autorisations

      10. Cliquer sur OK

Étape 5 : Ouvrir un calendrier partagé dans Outlook (Partage)

       1. Exécuter Outlook 2016

       2. Cliquer sur Calendrier

       3. Faites un clic droit sur Mes Calendriers \Ajouter un calendrier\A partir du carnet d'adresses..

       4. Rechercher : taper le nom de la personne dont vous voulez faire apparaitre l'agenda personnel

       5. Cliquer sur OK

       6. Vous visualisez l'agenda partagé

Étape 6 : Configurer Partage dans un outlook qui n'a pas de compte de messagerie

Lorsque le connecteur Partage pour Outlook est installé, exécuter Outlook.

       1. Exécuter Outlook 2016

       2. La fenêtre suivante apparait : cliquer sur Suivant.

 3. Cliquer sur Oui

 4. Cliquer sur Configuration manuelle ou types de serveurs complémentaires

 

5. Cliquer sur Autre puis sélectionner Zimbra Collaboration Server.

 

6. Configuration de Partage :

1. Nom du serveur : partage.unistra.fr

2. Adresse mail : taper votre adresse mail Unistra (exemple : jean.dupont@unistra.fr).

3. Mot de passe : taper votre mot de passe ENT.

4. Cliquer sur OK.

 

 7. Le message suivant apparait : cliquer sur OK.

    

 8. Cliquer sur Terminer .

 

Étape 7 : Configurer l'envoi/réception de messages toutes les 5 mn

       1. Exécuter Outlook 2016

       2. Menu Fichier\Options\Options avancées\Envoyer/Recevoir\

       3. Planifier un envoi/une réception automatique toutes les : saisir 5

       4. Cliquer sur Fermer

       5. Cliquer sur OK