Présentation du projet Ernest

Le projet d’Environnement Numérique et Social de Travail (ENST)

Historique

Objectifs

Faire évoluer l’ENT de telle manière qu’il soit identifié comme véritable réseau social interne, outil indispensable au bon fonctionnement de l’université et des activités professionnelles de ses personnels.

L'enjeu principal est de disposer d'une plate-forme collaborative et sociale qui devra permettre de :

• Faciliter l’accès à l’environnement de travail.
• Fluidifier la circulation de l’information.
• Améliorer la communication interne.
• Créer des groupes collaboratifs par intérêt ou projets auxquels d'autres membres de la communauté pourront se joindre pour partager des informations, des expertises, des bonnes pratiques.
• Organiser les entrées autour du service à la personne.
• Échanger des compétences et des idées.
• Partager un agenda collaboratif entre services et composantes.
• Améliorer le sentiment d’appartenance (outil central et partagé par tous).
• Éviter la fuite d’informations sur les réseaux sociaux grand public.
• Personnaliser l’outil en fonction des entités.
• Permettre une consultation sur les mobiles.

Descriptif d’Ernest

Cet outil va proposer trois volets :

• Un Intranet : mise en place des pages statiques et dynamiques d’information profilées par entité. Un moteur de recherche sera aussi mis à disposition des personnes de l’université ;
• un réseau social : chaque personnel ou étudiant aura la possibilité de créer des groupes d’intérêt, des espaces communautaires, des Chats, des Wiki, des Blogs (comme sur les réseaux « grand public ») ;
• un bureau de travail : chaque personnel ou étudiant aura accès à ses applications (seafile, moodle...), à la messagerie, aux agendas et à un outil de gestion de tâches et de projets.

Ernest sera un outil mis à la disposition de la communauté universitaire dans son ensemble (étudiants, enseignants et enseignants-chercheurs, personnels administratifs et techniques), ainsi que les communautés des établissements partenaires.

Grandes étapes du projet

• Janvier 2016: lancement de la réflexion sur la refonte de l’ENT.
• Eté 2016: Prospection générale sur les différents produits existants et première sélection opérée : plates-formes CMS permettant de construire son propre réseau social Drupal & Buddypress.
• Septembre 2016: définition d’un nouveau projet éditorial, rédaction d’un cahier des charges fonctionnel, technique et rédactionnel.
• Novembre 2016- février 2017: test des différentes plateformes.
• 2017 : rédaction des spécifications techniques pour l’intégration de la solution dans le SI ; définition des architectures techniques ; préparation de la reprise de données, paramétrage et modélisation de la solution, mise en œuvre des fonctions sociales et modélisation ; construction de l’accompagnement aux changements.
• Mars 2018: Le COPIL valide la proposition du groupe projet et retient Jalios en tant que solution technique pour le futur ENT de l'Université de Strasbourg.
• Juillet 2018: Achat de la solution Jalios, premiers tests et premières présentations aux correspondants communication et informatique / numérique.
• Septembre 2018: Consultation de la communauté universitaire par un questionnaire sur les attentes et besoins sur le nouvel ENT. Au total 817 réponses dont 64.63% d’étudiants, 18.60% de Biatss et 16.77% d’enseignants-chercheurs. 
  Mise en place d’un comité d’utilisateurs sur la base du volontariat. Comité composé de 42 personnes composé de Biatts, d’enseignants chercheurs, étudiants. Echanges de conseils, avis, tests, discussions sur le projet.
• Novembre 2018: brainstorming avec le comité d’utilisateurs pour trouver le nom de la future plateforme.
• Janvier 2019: recrutement de deux personnes sur un budget Idex : une personne pour la conduite du changement (DNum), une personne pour la partie contenus (service de la communication).
• Janvier 2019: Début de la « Tournée des services ». L’équipe projet vient à la rencontre de l’ensemble de la communauté universitaire pour présenter le projet et recueillir les besoins (contenus, espaces collaboratifs…).
• Février 2019: Vote pour le nom du futur ENT : entre Ernest, Mon Unistra et TribU, c’est Ernest qui est désigné (5 000 votants environ sur l’ensemble de la communauté universitaire).
• Avril 2019: Mise en place des contenus sur l’ENST – Ernest- avec votre collaboration.
• Rentrée 2019: lancement du nouvel ENST.

Collaborons

Chaque service, composante et laboratoire aura son rôle à jouer !

Avec votre aide, l’équipe projet pourra présenter au mieux votre entité à l’ensemble de la communauté universitaire. Vos services seront mis en avant et l’information sera plus accessible car l’ENT sera repensé pour répondre à vos besoins.

Pour cela :

• listez les informations vous concernant et qui doivent être présentes sur l’ENT. Des informations claires et mises à jour seront utiles à l’ensemble de la communauté.
• Listez les éventuels services que propose votre structure pour que ceux-ci puissent se trouver en 2 clics sur Ernest.
• Réfléchissez aux besoins que vous auriez au sein de vos équipes (forum, gestion de projet, calendrier partagé, échange de documents…), l’équipe projet pourra vous trouver une solution pour faciliter votre travail quotidien.
• Nommez une (ou plusieurs) personnes de votre entité qui pourra devenir « référent ENST » et qui aura pour mission de gérer les contenus sur cette nouvelle plateforme, avec l’aide de l’équipe projet.

Plus d'informations sur Ernest

• Pour toutes demandes ou questions, vous pouvez écrire à projet-ernest@unistra.fr
• Pour suivre l’évolution du projet, rendez-vous dans la rubrique « Actualités ».