La gouvernance du numérique

Objet

La gouvernance du numérique a pour objectif la définition d’une stratégie numérique globale et homogène au sein de l’établissement, stratégie qui fait la synthèse des visions numériques propres de chaque partie prenante (composantes, unités de recherche, services centraux, équipes de direction, enseignant-chercheurs, étudiants, personnels administratifs et techniques, partenaires institutionnels, etc.). La formalisation de la stratégie numérique est l’objet même d’un schéma directeur numérique.

Il est entendu par ‘’numérique’’ les dimensions suivantes : les infrastructures techniques, le système d’information dans son ensemble, la politique de sécurité du système d’information, la conduite du changement (i.e. formation, assistance, accompagnement) liée aux nouveaux usages numériques et en particulier à l’usage des technologies relatives à l’Internet et au développement des usages relatifs à l’exploitation des données massives.

La gouvernance du numérique est aussi en charge de piloter la transformation numérique dans les différents domaines concernés par des stratégies d’évolution numérique. Elle va notamment fournir les éléments qui encadrent les modes de relations entre les parties prenantes, les responsabilités, les processus clés, la pérennité des initiatives, la gestion des risques et l’allocation des ressources.

La gouvernance du numérique se fonde sur un dispositif de pilotage (tableaux de bord, etc.) et un ensemble de comités.

Description du modèle de gouvernance

Comité d’Orientation Stratégique (COS) du numérique

L’élément central de la vie de la politique numérique est le Comité d’Orientation Stratégique (COS) du numérique.

Il est présidé par la vice-président (VP) transformation numérique et innovations pédagogiques. Ce comité est le lieu où les grands projets doivent émerger et mûrir. L’ensemble de ses membres garantit que les projets qui y seront validés le sont en connaissance de cause, qu’ils sont priorisés en fonction des orientations stratégiques de l’établissement et que les avis circonstanciés auront été pris pour que la priorisation et la faisabilité en soit assurées.

Deux fois par an, le COS numérique est placé sous la présidence du président de l’université pour arrêter les orientations stratégiques annuelles de la politique numérique de l’établissement. Cette politique est partagée par l’équipe de présidence avec les conférences des directeurs des unités de recherche et des directeurs de composantes. Ces structures seront force de proposition pour mettre en place des groupes de travail missionnés sur des sujets nouveaux ou émergeants bien ciblés.

Les projets retenus par le COS numérique sont confiés à des chefs de projets. De même, le portage politique des projets sera décidé par ce comité.

Comité de suivi des projets numériques

Le comité de suivi des projets numériques placé sous la présidence du directeur général de services, assure la coordination, la priorisation opérationnelle des projets numériques et informatiques et le suivi de la conduite de ces projets.

Cette organisation de la gouvernance des systèmes d’informations et du numérique a pour objectif de développer la stratégie numérique de l’établissement en s’appuyant sur :

  • des arbitrages par le COS pour définir les priorités et inversement décider des projets qui ne seront pas retenus ou qui seront reportés ;
  • la compétence et la responsabilisation des équipes en charge des projets ;
  • une coordination efficace des équipes projets par le comité de suivi des projets numériques ;
  • une conduite de la gouvernance en mode agile ;
  • une communication directe sur ces sujets entre l’équipe de présidence et les directeurs des unités de recherche et des composantes par les biais des conférences mensuelles prévues.

Composition des comités et fréquence des réunions

Comité d’orientation stratégique du numérique (COS Numérique)

Comité de suivi des projets numériques

Périodicité : 6 fois par an et dès que nécessaire.

Périodicité : tous les 15 jours.

Présidence : 4 fois par an par le Vice-Président (VP) transformation numérique et innovations pédagogiques.

Et 2 fois par an : présidé par le président de l'université et élargi à des membres externes nommés.

Présidence : Directeur général des services.

Membres :

  • VP formation,
  • VP finances,
  • VP recherche et formation doctorale,
  • VP valorisation et relations avec le monde socio-économique,
  • VP stratégies et développements,
  • VP délégué recherche,
  • Cellule MIA et VP délégué IdEx,
  • Direction générale des services,
  • Direction du numérique,
  • Pôle stratégie et transformation numériques,
  • Service Commun de la Documentation,
  • Service de la communication,
  • membres externes nommés.

Membres :

  • VP transformation numérique et innovations pédagogiques ,
  • VP stratégies et développements,
  • VP délégué recherche,
  • Direction du numérique,
  • Pôle stratégie et transformation numériques,
  • Service Commun de la Documentation,
  • chefs de projets,
  • tout service concerné.