La gouvernance du numérique

Objet

La gouvernance du numérique a trait au pilotage, à l’évolution, et à l’engagement de projets relatifs au numérique d’une part et au pilotage des activités relatives au système d’information et aux usages du numérique dans l’Université d’autre part.

La gouvernance du numérique a aussi une mission prospective ; d’arbitrage ; d’orientations ; de décisions. Elle prépare les cycles budgétaires et leur arbitrage dans les domaines d’activités qui incombent à la DI et à la DUN. La gouvernance est fondée sur un dispositif de pilotage (tableaux de bord, etc.) et un ensemble de comités.

Le dispositif d’ensemble

Le schéma de gouvernance retenu est le suivant :

Le schéma de gouvernance

Description du dispositif de gouvernance du numérique

Vice-Présidence numérique

Mandat :

Le Vice-Président (VP) numérique est un VP de plein droit membre du comité de direction :

  • il assure le portage politique et stratégique du numérique.
  • Il anime et préside l’ensemble du dispositif de gouvernance en interrelation avec la Présidence de l’université et la Direction Générale.
  • Il pilote et instruit avec le concours des directions compétentes des dossiers complexes.
  • Il peut être accompagné dans ce cadre par des VP délégués et/ou des chargés de missions.
  • Il représente le domaine du numérique à l’échelle des instances de gouvernance politique générale.
  • Il représente l’Université de Strasbourg à l’extérieur de l’institution et auprès de partenaires, de financeurs et/ou d’autres universités.
  • Il peut déléguer selon les représentations les VP délégués.

COS Numérique

Mandat :

Le Comité d'Orientation Stratégique (COS) a pour mission de définir la politique du numérique à moyen et à long terme pour l’université de Strasbourg. Il propose au Président des orientations stratégiques concernant le système d’information et le numérique accompagnées d’une proposition de priorisation.

Présidence du comité :

Le comité est présidé par le Président de l’Université.

Composition :

  • Président
  • 1er VP, VP délégué Pratiques pédagogiques
  • VP Recherche, VP délégué Recherche
  • VP Vie étudiante
  • VP Partenariat avec les entreprises
  • VP Science en société
  • DGS, DGA
  • Directeur DUN, direteur adjoint DUN
  • Directeur DI, directeur adjoint DI
  • Directeur de la communication
  • Directeur du SCD
  • Les trois chargés de mission

    • Périodicité : 2 fois / an
    • Présidence : le VP Numérique
    • Livrables :
      - Tableaux de bord d’activité
      - Schéma directeur numérique
      - Budget
    • Autres :
      - Le COS Numérique est alimenté par le comité des experts et le comité composantes.
      - Il est préparé par le comité DSI élargi.
      - Les chargés de mission peuvent être amenés à être sollicités par le COS Numérique sur de nouveaux dossiers à étudier.

Comité des experts

Mandat :

Le comité des experts a pour objet d’alimenter en réflexion d’orientations le COS Numérique sur des questions relatives au système d’information et à la coordination des usages et autres interactions liées au numérique.

Le comité des experts marque la volonté de l’Université de participer de manière active aux réflexions conduites sur le territoire alsacien et transfrontalier en matière de grands enjeux du numérique.

Le comité des experts effectue aussi des propositions dans le cadre de partenariats et/ou d’initiatives vis-à-vis des secteurs public et privé.

  • Périodicité : 2 fois / an
  • Présidence : le VP Numérique avec le concours en termes de préparation des 3 chargés de missions numérique.
  • Livrables :

    • Ordre du jour
    • Conducteur de réunion
    • Notes de veille et/ou d’opportunité

Comité de composantes

Mandat :

Le comité de composantes et l’instance de liaison avec les composantes sur les questions du numérique (existant ; usages ; projets).

Il a pour vocation d’effectuer des revues d’activités ; des revues et des communications sur les grands projets ; évolutions, etc.

Cette instance est une structure de proximité.

Elle peut être en mesure d’engager :

  • Des détections et qualifications de nouveaux besoins ;
  • D’engager des réflexions sur de nouveaux enjeux et/ou priorité.

Le comité alimente le COS stratégique.

  • Périodicité : 2 fois / an
  • Présidence : 2 VP délégués avec le concours de la DI et de la DUN
  • Livrables :

    • Ordre du jour
    • Conducteur
    • Documents de communication

Comité DSI

Mandat :

Le comité Directoire du numérique et du Système d’Information (DSI) est l’instance opérationnelle de la gouvernance du numérique. Il pilote les activités opérationnelles relatives au numérique. Il assure la priorisation et la coordination des dossiers.

Il prépare et organise les COS Numérique avec le concours direct de la DG et des directions DI et DUN.

Il propose les dossiers et projets à arbitrer par le COS.

  • Périodicité :

    • Tous les 15 jours en composition restreinte
    • Toutes les 4 semaines en composition élargie

  • Composition :

    • Tous les 15 jours : DG ; DGA ; DI ; DUN
    • Toutes les 4 semaines : DG ; DGA ; DI ; DUN et VP Numérique ; VP Délégués

  • Livrables :

    • Portefeuilles projets
    • Tableaux de bord d’activité
    • Notes

Les autres acteurs

Les VP délégués

Deux vice-présidents délégués disposent déjà d’une lettre de mission, l’un pour la formation (pratiques pédagogiques) F. Gauer, l’autre pour la recherche, P. A. Hervieux.

Ils assurent un cadrage et une médiation qui doivent être définis et conduits avec les composantes et les unités de recherche, en appui sur les services opérationnels et les vice-présidences concernées (chaque vice-présidence identifiera et portera ses objectifs et actions pour le numérique).

Les chargés de mission

Le rôle des chargés de mission doit se situer en complémentarité de celui des acteurs en présence. Ils doivent contribuer à garantir le développement de la visibilité, du partage et de l’emprise de la politique numérique de l’Université :

  • Sur le plan territorial
  • Au niveau national
  • Au niveau européen et international

Leurs statuts et profils (enseignants) comme leurs compétences et parcours spécifiques doivent être pris en compte.

Leurs compétences particulières concernent les domaines de la spécialité juridique pour les projets numériques, de l’économie numérique, de l’entrepreneuriat. Ils disposent d’une expertise dans le portage de projets européens, dans l’interface des projets collaboratifs avec les entreprises, dans le développement d’une vision européenne ou internationale des dispositifs et des usages.

Leur implication dans la politique numérique de l’établissement peut se faire à deux niveaux :

  • L’instruction amont de dossiers transversaux externes pour aider à la décision politique d’engagement dans des projets numériques d’envergure par le Comité d’orientation stratégique ;
  • La participation au montage des grands projets (juridique, financier, etc.) lorsque ceux-ci sont politiquement validés.