Système Intégré commun de Gestion des Bibliothèques

Contexte et définitions

Pour fonctionner, les bibliothèques d'aujourd'hui ont besoin d'un progiciel qui leur permet d'acquérir, de traiter et de signaler les documents (par le biais du catalogue). Cet outil, dont le nom technique est SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèque) gère également la base des lecteurs et leurs transactions (prêts, retours, réservations). Il s'adresse à deux types d'utilisateurs :

• les professionnels (bibliothécaires) : pour l'exécution des activités documentaires et économiques ;
• les lecteurs (étudiants, enseignants-chercheurs) : pour connaître et utiliser les collections des bibliothèques.

Les bibliothèques de l'Université de Strasbourg utilisent encore actuellement 4 SIGB différents, hérités des anciennes universités et de l'IUFM. Deux d'entre eux ont été implantés il y a plus de 10 ans. Même si un travail d'harmonisation a d'ores et déjà été entamé, les procédures de travail et les services rendus aux lecteurs sont majoritairement restés tels qu'ils étaient avant la fusion. Il en résulte des pratiques très diverses d'une bibliothèque à l'autre qui rendent complexe l'utilisation des ressources documentaires pour les lecteurs. Le Schéma Directeur Numérique (SDN) de l'Université de Strasbourg préconise la mise en place d'une bibliothèque numérique. Cela suppose le passage à un SIGB unique avec récupération des données contenues dans les quatre outils utilisés actuellement.

La recherche dans le catalogue, les services associés seront assurés par l'interface publique (appelée OPAC nouvelle génération). L'interface publique fédèrera la recherche dans les catalogues des bibliothèques universitaires, de l'INSA, de l'ENGEES, de l'ENSAS, de la BNU.

Les objectifs du projet

Les objectifs identifiés sont de trois ordres :

• fonctionnel : offrir aux utilisateurs un service de qualité en harmonisant les bases de données et en proposant de nouvelles fonctionnalités grâce à une interface intuitive ;
• technique : sécuriser la base de données des bibliothèques sur des serveurs et des logiciels récents ;
• politique : assurer la plus grande visibilité des bibliothèques de l'Université dans la communauté universitaire locale, nationale et internationale.

Le SIGB devra s'inscrire dans le système d'information général de l'université, en lien avec d'autres projets du SDN (référentiel des personnes, logiciel de gestion de la formation et de suivi des étudiants, gestion électronique de documents, etc.)

Dates clés du projet

• Janvier 2015 : Mise en production prévisionnelle du SIGB et de l'OPAC nouvelle génération pour le SCD et ses partenaires (ENGEES, ENSA, ENSAS)
• Septembre 2014 : Mise en production prévisionnelle de l'OPAC nouvelle génération pour la BNU
• 4 novembre 2013 : Notification du marché à la société Decalog, en groupement avec la société Data Management PA Solutions
• Septembre 2012 - Octobre 2013 : Relance du dialogue compétitif
• Avril - Juillet 2012 : procédure de marché (dialogue compétitif). Déclaré infructueux
• Avril - septembre 2011 : rédaction du programme fonctionnel
• Janvier - avril 2011 : analyse des besoins
• Septembre - décembre 2010 : analyse de l'existant

Périmètre de déploiement

• L'Université de Strasbourg :
  
  • le Service Commun de la Documentation (SCD) : l'ensemble des bibliothèques intégrées
  • les bibliothèques associées intéressées
• La Bibliothèque Nationale et Universitaire de Strasbourg (BNU)
• L'École Nationale Supérieure d'Architecture de Strasbourg
• L'Institut National des Sciences Appliquées (INSA)
• L'École Nationale du Génie de l'Eau et de l'Environnement de Strasbourg (ENGEES)

Dans la plupart des bibliothèques ci-dessus, c'est l'ensemble SIGB et OPAC qui sera déployé ; dans certaines, ce ne sera que l'interface publique (OPAC NG). Le schéma ci-dessous récapitule le périmètre de déploiement.

Acteurs du projet

• Maîtrise d'ouvrage :

La maîtrise d'ouvrage est assurée par l'université de Strasbourg pour l'ensemble des établissements, par l'intermédiaire :

• le Service Commun de la Documentation (SCD)
• la Direction Informatique (Département Services Métiers)

• Maîtrise d'oeuvre :

La maîtrise d'oeuvre est assurée par la société Decalog, en groupement avec Data Management PA Solutions (DMPA), pour la mise en production des logiciels SebinaOpenLibrary (SIGB) et SebinaYou (OPAC).

Il s’agit d’une collaboration européenne qui aboutit à une offre novatrice de haut niveau sur le marché français. La maturité des réseaux de bibliothèques en Italie, par la généralisation d’échanges basés sur Shibboleth, la diffusion d’applications sur mobiles, l’ouverture des réseaux à de nombreux établissements périphériques, ouvre la voie au renouvellement des pratiques bibliothéconomiques et à l’amélioration conséquente du service aux publics. »

Les logiciels de la gamme Sebina sont largement utilisés en Italie, dans des bibliothèques universitaires et des bibliothèques municipales.

En France, l'université de Strasbourg et ses partenaires seront les premiers utilisateurs en France des logiciels Sebina.

Principaux atouts de l'offre Decalog / DMPA :

• Une solution entièrement nouvelle génération, pour l’OPAC et le SIGB ; très évolutive elle sera capable – tant techniquement que fonctionnellement – de s’adapter aux évolutions à venir des processus-métiers et aux normes/modèles de catalogage émergents comme le FRBR ou le RDA
• Une solution tournée vers les services aux utilisateurs, professionnels ou grand public, avec côté professionnel, des processus organisationnels repensés, le tout sans concessions sur les fonctionnalités
• Une solution déjà intégrée, avec une interface unique d’administration et de paramétrage ;  une base recensant l’ensemble des documents, qu’ils soient physiques ou électroniques (hébergés sur place ou sur un site distant)
• Une offre de prestations complète (maintenance étendue, calendrier de projet adapté, disponibilité sur téléphones et tablettes de dernière génération)

L'état des lieux

Une procédure de dialogue compétitif a été lancée pour le choix de l'outil.

Le projet a pour finalités :

• de remplacer 5 des systèmes intégrés de gestion de bibliothèque (SIGB) actuellement utilisés par le SCD et l'ENSAS par un nouveau, avec récupération et fusion des données;
• d'offrir aux lecteurs des services en conformité avec les possibilités actuelles des catalogues de nouvelle génération ;
• de créer un catalogue collectif en vue de mutualiser le signalement des ressources au sein de l'université de Strasbourg et en dehors, en partenariat avec des bibliothèques extérieures ;
• d'harmoniser les pratiques entre les bibliothèques du campus ;
• de fournir une base d'interopérabilité pour permettre l'évolutivité du système d'information documentaire ;

La solution proposée devra être capable de s’adapter aux évolutions susceptibles de toucher les bibliothèques françaises et par conséquent :

• permettre au SCD de Strasbourg et ses partenaires de continuer à travailler avec l’ABES et de pouvoir échanger avec son futur SGB (système de gestion de bibliothèque) mutualisé, qu’il soit hébergé par l’ABES ou par un tiers ;
• adapter le SIGB aux formats du web de données dans le respect des recommandations qui seront utilisées en France et plus particulièrement par l'ABES ;
• pouvoir ajouter de nouvelles fonctionnalités grâce à des protocoles informatiques standards
• être en mesure de proposer aux usagers une solution de prêt numérique, capable, le cas échéant, d’inter-opérer de façon transparente avec les plateformes propres aux différents fournisseurs de livres numériques, et intégrée au SIGB, notamment à son module de circulation

Principales fonctionnalités qui seront offertes par le SIGB unique :

• Pour les lecteurs :
  •    Un point d'accès unique à l'ensemble des ressources
  •    Un classement dynamique, pour mettre en avant les ressources des bibliothèques
  •    Une interface, ergonomique, accessible et multilingue
  •    Des possibilités de recherches variées
  •    Des outils de recherche (correction orthographique, autocomplétion, suggestions d’autres termes ...)
  •    Affichage enrichi des notices (couverture, quatrième de couverture, résumé, table des matières, critiques et commentaires de lecture…)
  •    Affichage dynamique des résultats (facettes, tris, rebonds, indication des livres les plus proches sur l'étagère concernée)
  •    Accès au compte lecteur
  •    Exploitation des résultats de la recherche : exports vers des logiciels de bibliographie, extractions pdf…)
  •    Services en ligne : possibilité de prolonger, de réserver, de faire des suggestions d’achat, d’afficher les résultats en fonction de sa bibliothèque préférée
  •    Diffusion sélective de l'information
  •    Fonctions collaboratives et de partage (contributions des lecteurs et des professionnels, partage des résultats, constitution de paniers collectifs, suggestions d'achat …)
  •    Un annuaire des bibliothèques : description détaillée et dynamique (équipements, horaires réguliers d'ouverture, horaires et fermetures exceptionnelles, adresse …)

• Pour les professionnels :
  
  • Acquisitions de documents :
  •    Commande de documents (par dérivation de réservoirs bibliographiques ou de bases de données des fournisseurs) : monographies ou abonnements de périodiques, documents papier ou électroniques
  •    Suivi des commandes, jusqu’à la réception et la facturation
  •    Suivi du budget
  •    Si possible, automatisation des échanges de données de commande (entre le fournisseur et le SIGB, entre le SIGB et SIFAC)
  
  • Catalogage et signalement :
  •    Gestion des notices catalographiques (bibliographiques, exemplaires, autorités)
  •    Importer/Exporter des notices (du Sudoc, de/vers d'autres catalogues)
  •    Bulletinage des fascicules de périodiques
  •    Récolement
  •    Si possible, interactions avec les référentiels nationaux et internationaux d’autorités (IdRef, VIAF)
  •    Possibilité d’évoluer vers un format de web de données
  
  • Transactions (prêts, retours …) :
  •    Prêts, prolongations, retours, réservations de documents
  •    Relances aux lecteurs
  •    Gestion de la base des lecteurs en cohérence avec les référentiels de l’université
  
  • OPAC (Interface de recherche des ressources documentaires) :
  •    Indexation des données de signalement d'une ressource documentaire physique ou électronique de sources diverses (catalogue du SCD, des bibliothèques partenaires, métadonnées des bases de documents numérisés, d’archives ouvertes, de bases de référencement d'abonnements et de ressources électroniques, de plateformes pédagogiques)
  •    Mise à jour des données en temps réel entre le SIGB et l’OPAC (informations sur la disponibilité des exemplaires, sur les lecteurs et sur les transactions).

Volumétrie :

Coordination du projet

• Directrice de projet : Dominique Wolf – directrice du Service commun de la Documentation (SCD)
• Chef de projet métier : Catherine Storne (SCD)
• Chef de projet technique : Boris Musilek (Direction informatique)