BBB - Mentions d'information RGPD
La protection des données personnelles des utilisateurs de BBB
Description du traitement
bbb.unistra.fr est la plateforme de webconférence que l’Université de Strasbourg met à la disposition de ses personnels (enseignants, enseignants-chercheurs, personnels administratifs). Elle leur permet d’organiser des réunions, enseignements, entretiens à distance, avec des membres de l'Unistra ou des extérieurs ; ces sessions peuvent faire l'objet d'un enregistrement.
Objet du traitement des données
Finalités
- créer, supprimer des salons de réunion en webconférence ;
- gérer les droits des participants de manière précise ;
- déposer et partager une présentation avec possibilité d’annotation par tous les participants ;
- discuter par chat avec l’ensemble des participants ;
- réaliser des sondages ;
- gérer une prise de notes partagées ;
- enregistrer les sessions (image, son, textes) et de mettre ces enregistrements à disposition d’autres personnes (collègues, étudiants, personnes extérieures à l’université) ;
- télécharger les enregistrements pour conservation ou mise à disposition sur une plateforme de dépôt de vidéos ;
- BBB a également des finalités statistiques.
Base légale
- Article 6 1. f) du RGPD, répondre aux intérêts légitimes de l’université de Strasbourg, responsable du traitement.
- Article L 123-4-1 du code de l’éducation « Le service public de l'enseignement supérieur met à disposition de ses usagers des services et des ressources pédagogiques numériques. »
Données traitées
Catégories de données traitées
Pour le propriétaire du salon utilisé : nom, prénom, identifiant, mot de passe. Enregistrement de la voix et le cas échéant de l’image. Traces d’utilisation.
Pour les participants aux réunions en webconférence : nom, prénom ou pseudonyme. Enregistrement de la voix et le cas échéant de l’image. Traces d’utilisation.
Sources/origines des données
Les données sont en partie issues des applications de gestion :
- De la gestion du système d’authentification pour les personnels Unistra
Caractère obligatoire du recueil des données
Ces données sont indispensables à l’université pour assurer ses missions et pour son bon fonctionnement.
Prise de décision automatisée
Ce traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.
Personnes concernées
- Les personnels de l’université disposant d’un compte valide leur permettant de créer et gérer des sessions d’audio/vidéoconférences
- Toute personne invitée à participer à une session de webconférence organisée via https://bbb.unistra.fr
Destinataires des données
Les destinataires des données sont :
- L’ensemble des autres participants à une session de webconférence
- Les personnes habilitées de la Direction du numérique chargées de l’exploitation et de l’hébergement de la plateforme BBB de l’Unistra.
Transfert des données hors UE
Aucun transfert hors de l’Union européenne n’est prévu dans le cadre de ce traitement.
La mise à disposition des enregistrements audio ou vidéos relevant du choix du propriétaire du salon et organisateur de la session enregistrée, les données pourront faire l’objet le cas échéant d’un transfert hors de l’union européenne.
Durée de conservation des données
Les données à caractère personnel traitées dans le cadre d'un compte sur la plateforme BBB de l’Unistra seront supprimées dans un délai de trois mois dès lors que la personne concernée n'a plus vocation à détenir un compte.
Les enregistrements sont conservés pour une durée maximale d’un an à compter de la génération de l’enregistrement.
Sécurité
L’université de Strasbourg met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité des données à caractère personnel.
Vos droits sur les données vous concernant
Vous disposez de droits d'accès, rectification et suppression de vos données.
Pour les exercer vous pouvez contacter la déléguée à la protection des données de l'Unistra à : dpo@unistra.fr
ou via courrier postal adressé à :
A l’attention de la déléguée à la protection des données :
Direction du numérique
14 Rue René Descartes
67084 STRASBOURG CEDEX
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à la CNIL